1. Wprowadzam pracę zdalną w swojej firmie. Jakie kwestie należy zawrzeć w poleceniu pracy zdalnej?
2. Czy do regulacji dotyczących pracy zdalnej odpowiednio stosuje się przepisy Kodeksu pracy o telepracy?
3. Czy wprowadzając pracę zdalną muszę wręczyć pracownikowi polecenie w formie pisemnej?
4. Czy muszę uzasadniać pracownikowi wprowadzenie pracy zdalnej?
5. Czy pracownik może odmówić świadczenia pracy zdalnej?
6. W związku z pracą zdalną pracownik ponosi dodatkowe wydatki – zwiększone koszty zużycia energii elektrycznej czy koszty amortyzacji sprzętu komputerowego. Czy należy je rozliczać i jeżeli tak – jak należy to zrobić?
7. Obawiam się braku kontroli nad czasem pracy moich pracowników podczas jej wykonywania zdalnie. Jak mogę zabezpieczyć się przed roszczeniami dotyczącymi pracy w godzinach nadliczbowych?
8. Podczas świadczenia pracy, pracownik jest w posiadaniu wrażliwych danych. Jak zadbać o ich bezpieczeństwo, w tym także na etapie ich przesyłania drogą elektroniczną?
1. Wprowadzam pracę zdalną w swojej firmie. Jakie kwestie należy zawrzeć w poleceniu pracy zdalnej?
Wskazane jest, żeby w poleceniu dokładnie określić jego adresata (imię i nazwisko pracownika oraz stanowisko służbowe), okres wykonywania pracy zdalnie, jak i miejsce jej świadczenia (poza zakładem pracy). Rekomendowane jest, żeby zawrzeć w poleceniu także zobowiązanie pracownika do przestrzegania wewnętrznych aktów prawa pracy (w szczególności regulaminu pracy), jak i zasad dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych. Sugerowane jest również jednoznaczne potwierdzenie, że praca w godzinach nadliczbowych może być świadczona wyłącznie po uzyskaniu wyraźnego, jednoznacznego polecenia pracodawcy.
2. Czy do regulacji dotyczących pracy zdalnej odpowiednio stosuje się przepisy Kodeksu pracy o telepracy?
Nie, praca zdalna to nowa i odrębna instytucja prawna wprowadzona na podstawie art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 („Ustawa”). Została ona wprowadzona wyłącznie na czas obowiązywania Ustawy, nie jest tożsama z telepracą, jednak kodeksowe regulacje dotyczące telepracy mogą być pomocne przy regulowaniu szczegółowych kwestii związanych z pracą zdalną (choćby w kontekście rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników w związku ze świadczeniem pracy w miejscu zamieszkania).
3. Czy wprowadzając pracę zdalną muszę wręczyć pracownikowi polecenie w formie pisemnej?
Nie. Ustawa nie precyzuje formy wydania polecenia pracownikowi, może być ono przekazane także chociażby drogą mailową. Wskazane jest jednak uzyskanie od pracownika potwierdzenia otrzymania polecenia.
4. Czy muszę uzasadniać pracownikowi wprowadzenie pracy zdalnej?
Nie. Wprowadzenie pracy zdalnej przyjmuje formę polecenia, jednostronnej czynności pracodawcy. Polecenie to jest wiążące dla pracownika.
5. Czy pracownik może odmówić świadczenia pracy zdalnej?
Nie jest możliwe zmuszenie któregokolwiek spośród pracowników do świadczenia pracy (zasada wolności pracy), jednak taka odmowa wyłącznie z uwagi na wprowadzenie pracy zdalnej byłaby nieuzasadniona. Pracodawca mógłby w związku z odmową nałożyć na pracownika karę porządkową lub nawet rozwiązać z nim umowę o pracę.
6. W związku z pracą zdalną pracownik ponosi dodatkowe wydatki – zwiększone koszty zużycia energii elektrycznej czy koszty amortyzacji sprzętu komputerowego. Czy należy je rozliczać i jeżeli tak – jak należy to zrobić?
Rekomendowane jest rozliczanie takich wydatków. Możliwe jest bazowanie na zasadach dotyczących telepracy oraz zastosowanie rozwiązania najmniej skomplikowanego praktycznie oraz rachunkowo, czyli ustalenia wspólnie z pracownikiem miesięcznego ryczałtu tytułem zwrotu takich dodatkowych kosztów.
7. Obawiam się braku kontroli nad czasem pracy moich pracowników podczas jej wykonywania zdalnie. Jak mogę zabezpieczyć się przed roszczeniami dotyczącymi pracy w godzinach nadliczbowych?
W pierwszej kolejności wskazane jest, żeby w poleceniu pracy zdalnej jednoznacznie odesłać w tym zakresie do regulaminu pracy oraz zaznaczyć, że praca w nadgodzinach może być wykonywana wyłącznie na wyraźne polecenie pracodawcy. Możliwe jest doprecyzowanie formy takiego polecenia dłuższej pracy – chociażby poprzez ustalenie, że musi ono nastąpić drogą mailową.
8. Podczas świadczenia pracy, pracownik jest w posiadaniu wrażliwych danych. Jak zadbać o ich bezpieczeństwo, w tym także na etapie ich przesyłania drogą elektroniczną?
Wskazane jest wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń, adekwatnych do przetwarzanych danych oraz informacji. Wśród najbardziej powszechnych form zabezpieczeń należy wymienić:
- wprowadzenie polityki dotyczącej organizacji pracy regulującej w szczególności korzystanie ze sprzętu komputerowego oraz telefonów służbowych, używanie mobilnych nośników danych, zasady korzystania z poczty elektronicznej,
- szyfrowane połączenia (VPN/SSL),
- szyfrowanie nośników urządzeń mobilnych,
- szyfrowanie pamięci wewnętrznej, w tym kart pamięci,
- skonfigurowane blokady urządzeń mobilnych.
