04.12.2024

Alert. Ważne zmiany w Polskiej Klasyfikacji Działalności od 2025 roku

Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie nowej wersji Polskiej Klasyfikacji Działalności („PKD 2025”) jest już niemal ukończony. Jeśli proces legislacyjny przebiegnie zgodnie z planem, PKD 2025 wejdzie w życie 1 stycznia 2025 roku, zastępując dotychczasową klasyfikację („PKD 2007”).

 

Geneza zmian

PKD 2025 odzwierciedla międzynarodowy standard klasyfikacji działalności gospodarczej ISIC Revision 5 oraz unijne regulacje NACE Rev. 2.1.

Jej celem jest uwzględnienie w urzędowych rejestrach, systemach informacyjnych administracji publicznej, statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości zmian gospodarczych, które dokonały się od momentu wprowadzenia PKD 2007 – szczególnie w branży technologicznej i usługowej.

 

Zakres zmian

PKD 2025 wprowadza aż pięć poziomów szczegółowości, co pozwala na precyzyjne określenie rodzajów działalności i ułatwia identyfikację nowych form działalności gospodarczej.

Ponadto, niektóre pozycje klasyfikacji PKD zostały podzielone lub zagregowane.

Zmienione zostały także nazwy niektórych grup, co często pociągnie za sobą także modyfikację ich zakresu.

Niektóre podklasy zostają przeniesione do innych sekcji, działów lub grup. Ponadto tworzone są nowe grupowania dla działalności, które wcześniej nie były wyodrębnione (na przykład usługi pośrednictwa).

 

Wymagane działania – obecni przedsiębiorcy

Wraz z wejściem w życie PKD 2025 bieg rozpocznie dwuletni okres przejściowy (trwający do 31 grudnia 2026 roku), w którym podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą według klasyfikacji PKD 2007 będą mogły samodzielnie dostosować kody PKD do nowej klasyfikacji. Wyjątkiem od powyższej reguły będą te podmioty gospodarcze, które wykonują działalność sklasyfikowaną pod kodem PKD 2007: 93.29.Z (Pozostała działalność rozrywkowa i rekreacyjna). W takim przypadku, okres przejściowy będzie skrócony do 12 miesięcy (do 31 grudnia 2025 roku).

Ponadto, od 1 stycznia 2025 roku, każdy wniosek podmiotu gospodarczego o rejestrację zmian w zakresie przedmiotu działalności gospodarczej, składany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („CEIDG”) lub rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”), wymusi dostosowanie kodów PKD według PKD 2007 do PKD 2025.

 

Wymagane działania – nowi przedsiębiorcy

Z kolei podmioty gospodarcze, które (i) rozpoczną wykonywanie działalności gospodarczej po 1 stycznia 2025 roku lub (ii) których wpis do rejestrów ma nastąpić po 1 stycznia 2025 roku, obowiązane będą we wnioskach o wpis do tych rejestrów uwzględnić kody PKD według PKD 2025. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których umowa spółki została zawarta jeszcze w 2024 roku, i w której użyto kodów PKD 2007.

 

Zakończenie okresu przejściowego

PKD 2025 będzie stosowana równolegle z PKD 2007 – do końca 2026 roku, aby ułatwić przejście i umożliwić prowadzenie spójnych statystyk gospodarczych. Jednakże, po zakończeniu okresu przejściowego, tj. od 1 stycznia 2027 roku – planowane jest wprowadzenie automatycznego przeklasyfikowania podmiotów w publicznych rejestrach (w tym w CEIDG i KRS).

Dane dotyczące PKD będą aktualizowane automatycznie zgodnie z urzędowym schematem relacji kodów PKD 2025 do kodów PKD 2007, stanowiącym załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów, co jednak rodzi ryzyko zaistnienia rozbieżności między założeniami przedsiębiorcy a rezultatem reklasyfikacji.

 

PKD 2025 to istotna aktualizacja, która dotknie niemal 5,3 mln przedsiębiorców w Polsce (dane GUS za październik 2024 roku). Aby uniknąć potencjalnych problemów, warto już teraz zapoznać się z planowanymi zmianami i rozważyć dostosowanie kodów działalności PKD do klasyfikacji PKD 2025.

 

Pobierz alert w wersji PDF:

Wersja PL  Wersja EN

 

---

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem:

Konrad Sadowski
Associate

Baker Tilly Legal Poland

 

02.12.2024

Jak podejmować uchwały w spółce z o.o. z udziałem zagranicznego wspólnika?

Podejmowanie uchwał w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością bywa wyzwaniem, szczególnie gdy wspólnicy lub ich przedstawiciele znajdują się za granicą. W tym artykule wyjaśniamy, jakie możliwości przewiduje polskie prawo, aby usprawnić proces podejmowania decyzji i podpowiadamy, jak uniknąć potencjalnych problemów.

 

Najwyższy organ w spółce z o.o. – zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników jest najwyższym organem w spółce z o.o., odpowiedzialnym za podejmowanie najważniejszych decyzji ekonomicznych, personalnych i ustrojowych. Decyzje te zapadają w formie uchwał, które zazwyczaj podejmowane są na zgromadzeniu wspólników odbywającym się w siedzibie spółki, na terenie Polski.

Nie zawsze jednak uchwały muszą być podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Polskie przepisy przewidują alternatywne metody podejmowania uchwał, które mogą być szczególnie przydatne w przypadku zagranicznych wspólników, dla których osobiste uczestnictwo jest trudne.

 

Kiedy wymagana jest obecność na zgromadzeniu?

Zasadą jest odbywanie zgromadzeń wspólników w siedzibie spółki, na terytorium Polski. To ta zasada istotnie ogranicza zagranicznych wspólników, gdy z pewnych względów nie mogą fizycznie wziąć udziału w takim zgromadzeniu. Warto podkreślić, że Kodeks spółek handlowych wskazuje sytuacje, w których wymagane jest podejmowanie uchwał na zgromadzeniu wspólników.

Należą do nich m.in. sprawy wymagające:

• powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia, gdy strata spółki wskazania w sprawozdaniu finansowym przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zapasowego);
• zamieszczenia w protokole sporządzonym przez notariusza (np. uchwała w sprawie zmiany umowy spółki);
• głosowania tajnego (np. wszystkie uchwały w sprawach osobowych, w tym dotyczące zmian w organach spółki czy udzielenia ich członkom absolutorium).

W praktyce oznacza to konieczność zorganizowania zgromadzenia oraz stawiennictwo wspólników w określonym miejscu na terytorium Polski.

 

Jak podejmować uchwały w przypadku ograniczonej dostępności wspólnika?

Nierzadko spotykamy się z sytuacją, w której zaistniała potrzeba podjęcia pilnej uchwały w danej sprawie, a wspólnik (spółka zagraniczna) i jego reprezentant przebywają w innym kraju i nie mogą przybyć osobiście na zgromadzenie. Problem ten jest o tyle istotny, że odbycie zgromadzenia w innym miejscu niż miejsce ustalone zgodnie z art. 234 KSH stanowi naruszenie przepisu, a tym samym uchwały podjęte na tym zgromadzeniu podlegają zaskarżeniu w trybie powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały.

W takim przypadku, bardzo często spotykamy się z pytaniem: Co może zrobić wspólnik, aby wziąć udział w głosowaniu, bez konieczności osobistego stawiennictwa na zgromadzeniu organizowanym w Polsce?

1.Udzielenie pełnomocnictwa

Najprostszym i najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej, która będzie reprezentować wspólnika na zgromadzeniu.

Forma pisemna pod rygorem nieważności – pełnomocnictwo musi być sporządzone na piśmie. Może być stosowane także w głosowaniach wymagających protokołu notarialnego.

To rozwiązanie jest szczególnie praktyczne, gdy wspólnik przebywa za granicą, a uchwały wymagają odbycia zgromadzenia wspólników.

2. Podjęcie uchwały za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, czyli udział zdalny

Jeżeli w umowie spółki nie wyłączono wprost tej możliwości. Podstawą dla odbycia zdalnego zgromadzenia wspólników jest jednak wcześniejsze uchwalenie przez radę nadzorczą, a w razie jej braku, przez wspólników, regulaminu zasad udziału w tak przeprowadzanym zgromadzeniu.

3. Podjęcie uchwały poza zgromadzeniem

Kodeks spółek handlowych przewiduje w art. 227 § 2 dwa rozwiązania:

• Głosowanie w ramach kurendy

Uchwały mogą być powzięte bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na dane postanowienie. Z technicznego punktu widzenia, podjęcie uchwały tym sposobem polega na przesłaniu wszystkim wspólnikom projektu uchwały o tej samej treści i złożeniu przez wszystkich głosu za uchwałą. Możliwe jest także złożenie głosu „za” przez każdego ze wspólników na tym samym egzemplarzu projektu uchwały (tzw. kurenda). W obydwu przypadkach warunkiem podjęcia uchwały jest oddanie głosu za uchwałą przez wszystkich wspólników spółki. Uchwała może zatem być podjęta tylko jednomyślnie.

• Podjęcie uchwały w głosowaniu pisemnym

Wymaga wyrażenia przez każdego ze wspólników odrębnej zgody na podjęcie w danej sprawie uchwały w trybie pisemnym. Uchwała zapada wtedy, gdy za uchwałą oddaje głos większość wspólników wymagana dla podjęcie uchwały w danej sprawie.

 

Od strony technicznej, podejmowanie tej uchwały może zostać podzielone na dwa odrębne czasowo etapy:

– pierwszy obejmujący wyrażenie zgody przez wszystkich wspólników na podjęcie uchwały;

– drugi obejmujący głosowanie w sprawie projektu uchwały.

 

Dopuszczalne jest także równoczesne przesłanie do każdego ze wspólników projektu dokumentu, na którym wspólnik wyraża zgodę na pisemne głosowanie wraz z projektem uchwały podejmowanej w tym trybie.

Należy mieć na uwadze, że możliwość podjęcia uchwały w trybie art. 227 § 2 KSH jest wyłączona w dwóch przypadkach:

– co do uchwał, dla których podjęcia przepisy ustawy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników (np. uchwała o przekształceniu);

– co do uchwał, dla których podjęcia wymagane jest głosowanie tajne (np. uchwała o udzieleniu absolutorium członkowi zarządu).

 

Dobre praktyki dla wspólników

• Weryfikuj postanowienia umowy spółki. Umowa spółki może zawierać dodatkowe ograniczenia lub wymogi dotyczące sposobu podejmowania uchwał.
• Dopilnuj formalności. Błędy natury organizacyjnej jak np. odbycie zgromadzenia niezgodnie z przepisami lub umową spółki mogą skutkować unieważnieniem uchwały.
• Rozważ sporządzenie regulaminu zgromadzeń zdalnych. Może to znacznie ułatwić podejmowanie uchwał w przyszłości.
• Zasięgaj konsultacji prawnych, aby upewnić się, że treść i sposób podjęcia uchwał są zgodne z przepisami i umową spółki.

 

---

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszą ekspertką:

Emilia Drzazgowska-Bzdok
Associate I Radca Prawny

22.11.2024

Umowy dystrybucyjne – jak zbudować skuteczny model współpracy z partnerami handlowymi?

Współpraca z dystrybutorem wymaga dobrze dopasowanego modelu działania. Niezwykle istotne jest uregulowanie współpracy w taki sposób, aby obydwie strony były usatysfakcjonowane z realizacji umowy oraz chciały ją kontynuować i rozszerzać. Kluczowe są nie tylko jasne zasady podziału obowiązków, ale także finansowanie działań marketingowych czy sposób reagowania na spadek popytu.

Umowa dystrybucyjna zawierana jest pomiędzy producentem towarów czy usług a kontrahentem, który będzie bezpośrednio sprzedawał produkty czy usługi danej firmy klientom końcowym w sklepach stacjonarnych lub internetowych.

Celem zawarcia takiej umowy jest dotarcie do odbiorcy końcowego – klienta biznesowego czy konsumenta, za pośrednictwem partnera handlowego – dystrybutora. To dystrybutor będzie odpowiedzialny za bezpośrednią sprzedaż produktów klientom końcowym i za organizację całego procesu sprzedaży. Producent będzie zobowiązany do dostawy produktów do dystrybutora.

W treści umowy dystrybucyjnej producent powinien zwrócić uwagę na kilka istotnych dla producenta kwestii, charakterystycznych dla takiego modelu współpracy.

 

Marketing produktów

Obydwu stronom umowy dystrybucyjnej zależy na jak największej sprzedaży towarów dokonywanej przez dystrybutora, dlatego też w umowach dystrybucyjnych często reguluje się kwestie związane z marketingiem.

W zależności od charakteru dystrybuowanego towaru umowa może:

• zobowiązywać dystrybutora do prowadzenia kampanii reklamowych czy prezentowania towarów na imprezach branżowych;
• określać, która strona jest odpowiedzialna za ponoszenie kosztów działań marketingowych;
• nakładać na producenta obowiązek dostarczenia dystrybutorowi ekspozytorów na towary, wyprodukowanych zgodnie z daną marką.

Często umowy dystrybucyjne nakładają na producenta i dystrybutora obowiązek wspólnego partycypowania w tych kosztach na podstawie osiągniętych przez dystrybutora obrotów w danym roku kalendarzowym.

 

Procedura rozpatrywania zgłoszeń dotyczących wad i usterek

W umowie należy określić sposób, w jaki ewentualne wady i usterki będą zgłaszane producentowi w trakcie udzielonej rękojmi i gwarancji (w treści można określić, że wystarczające będzie przekazanie dokumentacji fotograficznej).

W przypadku bardziej skomplikowanych towarów np. maszyn czy urządzeń, umowa może przewidywać konieczność dokonania oględzin przez przedstawiciela producenta lub niezależnego eksperta. W takim wypadku umowa powinna określać:

• sposób i zasady ponoszenia kosztów oględzin przez producenta;
• przypadki, w jakich strony mogą powołać niezależnego rzeczoznawcę do wydania opinii oraz zasady zapłaty jego wynagrodzenia.

Umowa powinna również określać sposób postępowania w przypadku wystąpienia braków ilościowych w dostawie – w tym wypadku istotne będzie określenie maksymalnego terminu, w jakim dystrybutor ma prawo zgłaszać braki ilościowe dostawy.

 

Skutki spadku popytu na towar

Decydując się na długofalową współpracę, producent nie jest w stanie przewidzieć potrzeb rynku i czasu, w jakim towar będzie się dobrze sprzedawał.

Umowa powinna więc określać skutki spadku popytu na dany towar, a możliwych rozwiązań regulujących taką sytuację jest kilka:

• jednym z nich jest nałożenie na producenta obowiązku odbioru dostarczonych wcześniej do dystrybutora towarów, co nie jest korzystne dla producenta z uwagi na konieczność poniesienia dodatkowych kosztów transportu. Z punktu widzenia producenta korzystniejszym rozwiązaniem byłoby odesłanie towaru na koszt dystrybutora;
• innym rozwiązaniem jest możliwość wprowadzenia przez dystrybutora rabatów dla towarów o obniżonym popycie. Jeżeli koszty przechowania i transportu towaru, którego cykl życia na danym rynku się skończył, będą zbyt wysokie, umowa może także umożliwiać dystrybutorowi jego zniszczenie. Niezależnie od wybranego sposobu rozwiązania problemu spadku popytu, umowa powinna określać obowiązki oraz konsekwencje finansowe dla każdej strony w takim przypadku.

 

Umowa dystrybucyjna jest efektywnym narzędziem pozwalającym producentowi na zwiększenie wolumenu sprzedaży. Warto więc zastanowić się wspólnie z kontrahentem, jakie działania będą niezbędne do zapewnienia sprzedaży i obsługi posprzedażnej, aby zapewnić odpowiedni i satysfakcjonujący obie strony poziom sprzedaży. W treści umowy nie można pominąć innych kwestii, związanych w szczególności z określeniem sposobu składania zamówień czy sposobu dostawy.

---

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem:

Katarzyna Górska
Senior Associate I Radca Prawny

13.11.2024

Redysponowanie nierynkowe w polskim prawie energetycznym. Najważniejsze aspekty i rola umów przyłączeniowych w wypłacie rekompensat finansowych

Redysponowanie nierynkowe to mechanizm, który ma na celu zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa dostaw energii elektrycznej. W sytuacji pojawiającej się nadprodukcji energii elektrycznej, konieczne staje się jej zbilansowanie. Dzieje się to przez dostosowywanie wielkości produkcji energii elektrycznej do jej zużycia.

Polski system energetyczny nie nadąża za dynamicznym rozwojem instalacji OZE (FW i PV).  Skutkiem czego, redysponowanie miało miejsce już kilkakrotnie. W związku z tym, że jest ono rozwiązaniem bilansującym system, a nie rozwiązującym przyczyny przeciążenia, pojawiają się obawy, że może być stosowane coraz częściej.

Dla wytwórców, redysponowanie oznacza najczęściej utratę przychodu ze sprzedaży energii elektrycznej. Aktualna staje się zatem kwestia wysokości przysługującej z tego tytułu rekompensaty finansowej oraz możliwości jej dochodzenia na bazie zawartych umów przyłączeniowych.

 

Czym jest redysponowanie nierynkowe?

Redysponowanie zostało wprowadzone Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/943 w sprawie rynku wewnętrznego energii elektrycznej („Rozporządzenie 2019/943”). Od momentu jego wejścia w życie w lipcu 2019 roku jest wiążące w całości i bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich UE.

W myśl Rozporządzenia 2019/943 redysponowanie nierynkowe oznacza środek, w tym ograniczanie wytwarzania polegający na zmianie schematu wytwarzania, obciążenia, lub obu, aby zmodyfikować przepływy fizyczne w systemie przesyłowym i zmniejszyć fizyczne ograniczenia przesyłowe lub w inny sposób zapewnić bezpieczeństwo systemu.

 

Sposób ograniczania wytwarzania energii elektrycznej z OZE

Mechanizm redysponowania nierynkowego opiera się w Polsce na poleceniach wydawanych przez operatorów systemu elektroenergetycznego.

Polecenia mogą dotyczyć wyłączenia jednostki wytwórczej lub zmniejszenia mocy wytwarzanej przez tę jednostkę wytwórczą. Przekazywane są do wykonania wytwórcom bezpośrednio przez operatora systemu elektroenergetycznego, do sieci którego zostały one przyłączone.

 

Rekompensata z tytułu redysponowania nierynkowego

Rozporządzeniem 2019/943 wprowadzono zasadę, że redysponowanie, które nie opiera się na zasadach rynkowych, podlega rekompensacie finansowej.

Rekompensata finansowa z tytułu redysponowania nierynkowego musi być co najmniej równa wyższej z następujących kwot:

• kwocie dodatkowych kosztów operacyjnych poniesionych w wyniku redysponowania;
• kwocie przychodów netto ze sprzedaży energii elektrycznej na rynku dnia następnego, które jednostka wytwarzania energii, wygenerowałaby, gdyby nie wydano polecenia redysponowania (art. 13 ust. 7 Rozporządzenia 2019/943).

Rekompensata może być także połączeniem obu wskazanych kwot, jednakże tylko wtedy, gdy zastosowanie jedynie wyższej kwoty prowadziłoby do nieuzasadnienie niskiej lub wysokiej Rekompensaty.

Wbrew oczekiwaniom wytwórców przepisy prawa polskiego nie definiują ani nie precyzują sposobu wyliczenia rekompensaty. Znowelizowane przepisy Ustawy – Prawo Energetyczne („PE”), które weszły w życie 7 września 2023 roku i dostosowują przepisy PE do Rozporządzenia 2019/943, zawierają jedynie odniesienia do „rekompensaty finansowej, o której mowa w art. 13 ust. 7 Rozporządzenia 2019/943”.

W nowelizacji PE wprowadzone zostały przepisy przejściowe, które wskazywały, że rekompensatę oblicza się i wypłaca na podstawie umowy określającej wysokość tej rekompensaty zawieranej pomiędzy operatorem systemu elektroenergetycznego wydającym polecenie a wytwórcą. To co miało obowiązywać w okresie przejściowym stało się jednak regułą.

Jednocześnie znowelizowane przepisy PE dały operatorom systemów elektroenergetycznych (OSP i OSD) podstawę do ustalenia zasad obliczania i wypłaty Rekompensaty w instrukcji ruchu i eksploatacji sieci. Aktualne, dostosowane instrukcje ruchu i eksploatacji sieci potwierdziły zasadę z okresu przejściowego stanowiąc, że rozliczenia finansowe będą dokonywane na podstawie odrębnej umowy zawieranej pomiędzy operatorem systemu elektroenergetycznego a wytwórcą. Poza odniesieniem do odrębnej umowy nie wskazano w wysokości ani sposobu wyliczenia Rekompensaty.

W praktyce takie umowy opierają rekompensatę na przychodach netto ze sprzedaży energii elektrycznej. Ostatecznie kwota wypłacana wytwórcy z tego tytułu często nie rekompensuje faktycznie poniesionych przez niego strat w wyniku redysponowania, jak i odbiega od minimalnej kwoty rekompensaty wskazanej w Rozporządzeniu 2019/943.

 

Postanowienia umów przyłączeniowych a możliwość dochodzenia rekompensaty

W kontekście redysponowania ważne jest, czy umowa przyłączeniowa zawierana między operatorem systemu elektroenergetycznego, a wytwórcą energii zawiera postanowienia gwarantujące niezawodność dostaw energii.

Warto zweryfikować tę kwestię zarówno na etapie dochodzenia rekompensaty, jak i na etapie zawierania umowy o przyłączenie jednostki wytwórczej. Rekompensata z tytułu redysponowania nie przysługuje, jeżeli umowa o przyłączenie jednostki wytwórczej zawiera postanowienia skutkujące brakiem gwarancji niezawodnych dostaw energii elektrycznej.

Właściwe zapisy w umowach mogą zapewnić ochronę finansową w przypadku konieczności ograniczenia produkcji, co jest istotne dla stabilności i rentowności inwestycji.

 

---

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszą ekspertką:

Dominika Sawicka
Senior Associate | Radca Prawny

24.10.2024

Umowy ramowe. Elastyczność w biznesie – czy zawsze?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie adaptacyjność i szybkość reakcji są kluczowe dla sukcesu, umowy ramowe stały się strategicznym narzędziem dla firm dążących do uproszczenia swoich operacji. Ustanawiając elastyczną strukturę dla bieżącej współpracy, umowy te pozwalają przedsiębiorcom sprawnie poruszać się w gąszczu zmieniających się potrzeb i oczekiwań. Jednakże, mimo że stawiają one na efektywność, mogą nieść za sobą potencjalne pułapki prawne, które należy starannie rozważyć.

 

Czym jest umowa ramowa?

Umowa ramowa zakłada, że na jej podstawie kontrahent będzie składał szczegółowe zamówienia na określone produkty czy usługi. Zamówienia mogą być określane jako: zamówienia jednostkowe, zamówienia cząstkowe, umowy szczegółowe lub umowy wykonawcze.

Taki rodzaj umowy definiuje ogólne zasady współpracy między stronami, które są uszczegóławiane w momencie składania konkretnego zamówienia. Postanowienia zawarte w takim dokumencie mają zastosowanie do wszystkich składanych zamówień.

Zakres umowy ramowej może obejmować dostawę różnych produktów (np. surowców, urządzeń) oraz realizację usług (np. doradczych, marketingowych, IT). Tego rodzaju porozumienia umożliwiają elastyczne dostosowanie współpracy do zmieniających się potrzeb zamawiającego.

Kiedy warto zdecydować się na zawarcie umowy ramowej?

Zawarcie umowy ramowej jest szczególnie korzystne w przypadku długofalowej współpracy z kontrahentem, w ramach której planujemy składanie szczegółowych zamówień, których ilość, częstotliwość oraz szczegóły są trudne do określenia na etapie zawierania umowy. Głównym celem umowy jest zminimalizowanie potrzeby częstego negocjowania i podpisywania podobnych umów, co pozwala zaoszczędzić czas.

Co powinna zawierać umowa ramowa?

Umowa ramowa, oprócz elementów charakterystycznych dla każdego rodzaju umowy, takich jak m.in. oznaczenie stron, postanowienia dotyczące czasu obowiązywania, możliwości wypowiedzenia czy odstąpienia, kar umownych, poufności, siły wyższej, powinna również precyzować:

• sposób składania zamówień – zamówienia mogą być składane w różnych formach, najczęściej spotykanymi formami są zamówienia przekazywane w treści wiadomości e-mail, przekazanie uzupełnionego wzoru zamówienia lub za pomocą dedykowanej platformy zamówieniowej;
• ważność złożenia zamówienia – umowa powinna określać, czy samo złożenie zamówienia jest wiążące, czy do jego ważności wymagane jest potwierdzenie przez drugą stronę; w przypadku konieczności potwierdzenia, warto ustalić termin na potwierdzenie oraz skutki braku odpowiedzi (np. zamówienie uznane za skuteczne lub niezłożone);
• wzór zamówienia – powinien określić elementy niezbędne do jego realizacji, np. ilość zamawianego towaru, termin realizacji;
• zasady odbioru zamówienia oraz termin usunięcia wad czy usterek;
• osoby upoważnione do składania zamówień;
• ustalenie wynagrodzenie za konkretne zamówienie – w przypadku dostaw produktów umowa ramowa może ściśle określać ceny jednostkowe produktów, a w przypadku zamówień na usługi możliwe jest określenie wynagrodzenia godzinowego lub też każdorazowo negocjowanie wynagrodzenia ryczałtowego za konkretne zamówienie;
• zobowiązania zamawiającego – warto określić, czy zamawiający jest zobowiązany do zamówienia określonego wolumenu produktów lub usług w określonym czasie oraz skutki braku złożenia zamówienia o ustalonej wartości;
• skutki rozwiązania umowy ramowej – umowa powinna precyzować, jakie konsekwencje ma rozwiązanie umowy dla wcześniej złożonych zamówień;
• treść dokumentu – umowa ramowa powinna określać, który dokument (umowa czy zamówienie) będzie decydujący w przypadku zawierania sprzecznych informacji;
• okres udzielanej rękojmi oraz gwarancji.

O czym jeszcze warto pamiętać?

W trakcie sporządzania umowy ramowej należy się zastanowić, czy w wyniku realizacji zamówień powstanie utwór. W takim wypadku w samej treści umowy ramowej warto uregulować kwestię przeniesienia autorskich praw majątkowych na składającego zamówienie.

Potencjalne pułapki umowy ramowej

Zawarcie umowy ramowej nie oznacza, że jej treść może pozostać niezmienna niezależnie od zmieniających się warunków biznesowych. Przykładowo, umowa ramowa może mieć zastosowanie do ściśle określonych produktów (np. folii). Jeżeli chcemy rozszerzyć umowę ramową na inne produkty (np. tekturę), niezbędne będzie zawarcie odpowiedniego aneksu.

W przypadku chęci dokonania zmian zasad współpracy należy więc wcześniej zweryfikować treść zawartej umowy i upewnić się, czy wprowadzenie zmiany dla swojej skuteczności nie wymaga zmiany treści umowy ramowej.

Umowy ramowe są często zbyt ogólne – zbyt ogólne postanowienia mogą być źródłem potencjalnych niejasności, których wyjaśnienie będzie wymagało dodatkowych uzgodnień skutkujących opóźnieniem procesu realizacji zamówień. Takie postanowienia umowy ramowej mogą doprowadzić do sporu, jeżeli treść umowy ramowej nie będzie w sposób precyzyjny określać praw i obowiązków każdej ze stron. Aby uniknąć takich pułapek, warto jest uwzględnić w treści umowy ramowej wszystkie możliwe scenariusze współpracy, a jeżeli nie jesteśmy w stanie ich przewidzieć w momencie zawierania umowy ramowej, należy w odpowiednim momencie zmienić jej treść poprzez zawarcie aneksu. Treść umowy każdorazowo powinna być dostosowania do potrzeb biznesowych obydwu stron umowy.

 

---

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem:

Katarzyna Górska
Senior Associate I Radca Prawny

 

23.10.2024

Jak założyć najpopularniejszą spółkę w Polsce? Przewodnik po spółce z o.o.

Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości, na dzień 30 września 2024 roku w Polsce działały 593.996 spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Obserwując tempo przyrostu liczby podmiotów tego typu w Krajowym Rejestrze Sądowym możemy się spodziewać się, że do końca roku liczba ta przekroczy 600.000.

Atrakcyjny mechanizm ograniczonej odpowiedzialności wspólników oraz elastyczność w zarządzaniu są głównymi zaletami przemawiającymi do przedsiębiorców i inwestorów. Decydując się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto poznać etapy tego procesu oraz istotne kwestie, które należy wziąć pod uwagę.

 

Czym jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to forma prawna, w której wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki swoim majątkiem osobistym. Odpowiedzialność wspólników ogranicza się do wysokości wniesionych wkładów i nie rozciąga się na ich majątek prywatny.

Spółka z o.o. może prowadzić działalność gospodarczą, zawierać umowy, a także zaciągać zobowiązania. Jest to struktura prawna, która łączy zalety działalności jednoosobowej z możliwościami, jakie daje większa organizacja.

Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Decydując się na założenie spółki, warto wcześniej określić podstawowe parametry, takie jak:

• nazwa spółki,
• siedziba,
• przedmiot działalności,
• wysokość kapitału zakładowego,
• liczba i wartość udziałów,
• sposób reprezentacji.

Te elementy muszą zostać zawarte w umowie spółki (lub akcie założycielskim w przypadku spółki jednoosobowej). Należy pamiętać, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może samodzielnie zakładać innej jednoosobowej spółki.

Jeśli spółka nie wymaga na początkowym etapie żadnych szczegółowych rozwiązań, dostosowujących ją do potrzeb  działalności gospodarczej, warto skorzystać z systemu on-line S24.  To oficjalny system Ministerstwa Sprawiedliwości, który umożliwia zawarcie umowy spółki oraz sporządzenie większości niezbędnych dokumentów on-line według udostępnionych wzorców. Ogromną zaletą tego systemu jest jego dostępność dla każdego zainteresowanego oraz szybkość. Wnioski składane do sądów rejestrowych tą drogą są rozpatrywane znacznie szybciej niż wnioski składane przez Portal Rejestrów Sądowych.

Niestety, system ma też swoje ograniczenia – przestarzały i niezbyt intuicyjny interfejs użytkownika oraz sporą liczbę pojawiających się i niedających się usunąć błędów technicznych, które mogą spotkać wnioskodawcę również na etapie składania wniosku. Niektóre dokumenty należy przygotować  poza systemem i odpowiednio je udostępnić, co również może przysparzać kłopotów. Dlatego aby upewnić się, że spółka zostanie prawidłowo założona najlepiej skorzystać z pomocy profesjonalisty.

Przy okazji zawarcia umowy spółki z wykorzystaniem S24 należy mieć na uwadze również obowiązek dopełnienia formalności wobec organów podatkowych – zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych i złożenia deklaracji na formularzu PCC-3 w ciągu 14 dni od zawarcia (podpisania) umowy spółki w systemie S24.

System S24 umożliwia również późniejsze modyfikowanie umowy spółki w taki sam sposób, w jaki spółka została założona.  Należy jednak pamiętać, że wzorce postanowień umowy spółki udostępnione w tym systemie są bardzo uproszczone. Chociaż pokrywają one większość najpopularniejszych rozwiązań prawnych, mogą nie być najlepszym rozwiązaniem dla podmiotów chcących uszczegółowić pewne kwestie. W takiej sytuacji, zmiany należy wprowadzić w kancelarii notarialnej. Od momentu wprowadzenia pierwszej zmiany do umowy spółki w trybie notarialnym nie ma już możliwości korzystania z systemu S24 do kolejnych zmian.

Innym rozwiązaniem jest więc skorzystanie z usług kancelarii notarialnej już na początkowym etapie procesu zawiązywania spółki. W akcie sporządzonym przed notariuszem mamy możliwość szczegółowego doprecyzowania postanowień umowy spółki tak, aby jak najpełniej odpowiadała ona potrzebom. Notariusz przejmuje również obowiązek uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych od zawartej umowy spółki.

Rejestracja spółki w KRS

Po pomyślnym przejściu procedury podpisania umowy spółki, należy przygotować wniosek o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Od lipca 2021 roku wszystkie wnioski składane do sądu rejestrowego mają formę elektroniczną.  System prowadzi użytkownika przez kolejne etapy składania wniosku, łącznie z podpowiedzią w odniesieniu do niezbędnych dokumentów. Do wniosku należy dołączyć między innymi:

• listę wspólników, zawierającą dane wspólników wraz z adresem, informację o liczbie posiadanych udziałów i ich wartości oraz informację o ustanowieniu użytkowania lub zastawu udziału;
• informację o osobach uprawnionych do powołania zarządu spółki;
• zgodę członków zarządu na powołanie.

Sąd rejestrowy powinien rozpatrzyć wniosek o rejestrację spółki maksymalnie w ciągu 7 dni od daty jego wpływu. W praktyce jednak termin ten nie jest często dochowywany.

Od dnia rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym bieg rozpoczynają terminy na dokonanie czynności z zakresu tzw. compliance – zgłoszenia spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (14 dni roboczych) czy złożenia do Urzędu Skarbowego formularza informacyjnego NIP-8 (21 dni kalendarzowych).

Od tego momentu spółka może również już występować do instytucji finansowych z wnioskami o zawarcie umów świadczenia usług bankowych, jednak w przypadku „świeżych” spółek bez żadnej historii operacyjnej (ani powiązań z innymi spółkami należącymi do tego samego podmiotu) należy spodziewać się konieczności przejścia przez bardziej szczegółową procedurę Know Your Client. Ponadto, otwarcie rachunku bankowego dla spółki oznacza konieczność zgłoszenia tej zmiany na formularzu informacyjnym NIP-8 (jako aktualizacja danych – lub jeżeli ma to miejsce w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia wpisu spółki do rejestru – z pierwotnym formularzem informacyjnym).

 

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jeden z najchętniej wybieranych modeli działalności gospodarczej w Polsce – i nie bez powodu. Oferuje przedsiębiorcom korzystne połączenie ograniczonego ryzyka oraz elastyczności zarządzania. Proces jej zakładania, choć obejmuje pewne formalności, dzięki nowoczesnym narzędziom online oraz wsparciu profesjonalistów, może być szybki i sprawny. Z tego względu warto skorzystać z wiedzy specjalistów, którzy pomogą przejść przez ten proces bez zbędnych komplikacji, zapewniając jednocześnie najlepsze rozwiązania dostosowane do specyfiki biznesu

 

---

W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem:

Konrad Sadowski
Associate

Baker Tilly Legal Poland

 

 

14.10.2024

Zakończenie transakcji share & asset deal dla Austriackiego Klienta

Pod koniec września zakończyliśmy dwie powiązane transakcje typu share deal i asset deal dla naszego austriackiego klienta, będącego otwartą platformą dla nieruchomości komercyjnych w Europie Środkowej.

Obie transakcje, ze względu na konieczność ich powiązania oraz przedmiot stanowiły transakcje o wysokim stopniu skomplikowania:

• asset deal dotyczyło nabycia dużego budynku biurowego w Krakowie;
• share deal dotyczyło nabycia 100 % udziałów SPV będącej użytkownikiem wieczystym nieruchomości, strategicznych z punktu widzenia korzystania z budynku biurowego, nabywanego w ramach części assetowej transakcji.

Udziały w nabywanej SPV oraz nieruchomości objęte transakcją należały do spółek celowych zarządzanych przez cypryjską spółkę private equity, zajmującą się inwestycjami w nieruchomości w Europie Środkowej i Południowo-Wschodniej.

Nasze doradztwo obejmowało przeprowadzenie due diligence, strukturyzowanie obu części transakcji oraz przygotowanie i negocjacje całości dokumentacji transakcyjnej. W ramach części assetowej przygotowaliśmy także dokumentację zwolnienia zabezpieczeń nieruchomości ustanowionych na rzecz austriackiego banku.

Z ramienia Baker Tilly Legal Poland transakcję typu asset deal prowadziła Partner Grażyna Kuźma we współpracy z Senior Associate Katarzyną Kosowską. Za transakcję typu share deal odpowiedzialny był Senior Associate Krzysztof Rubas. Doradztwo podatkowe w ramach transakcji świadczyły Partner Joanna Prokurat oraz Dyrektor Monika Stachurska – Waga z TPA Poland.

 

[EN]

 

At the end of September, we completed two linked transactions – a share deal and an asset deal for our austrian client, an open platform for commercial real estate in Central Europe.

Both transactions, due to their interconnected nature and specific subject matter, were highly complex:

• asset deal involved the acquisition of a large office building in Kraków.
• share deal concerned the acquisition of 100% of the shares in SPV that holds perpetual usufruct rights to properties strategically essential for the operation of the office building being acquired as part of the asset deal.

The shares in the acquired SPV and the properties covered by the transaction were held by special purpose vehicles managed by a Cyprus-based private equity company engaged in real estate investment across Central and Southeastern Europe.

Our advisory services included conducting due diligence, structuring both parts of the transaction, and preparing and negotiating the entire transaction documentation. As part of the asset deal, we also prepared the documentation for the release of security interests on the property established in favor of an Austrian bank.

On behalf of Baker Tilly Legal Poland, the asset deal was led by Partner Grażyna Kuźma in collaboration with Senior Associate Katarzyna Kosowska. The share deal was handled by Senior Associate Krzysztof Rubas. Tax advice on the transaction was provided by Partner Joanna Prokurat and Director Monika Stachurska – Waga of TPA Poland.