„Wszyscy tak robią” – ale czy słusznie? O apostille na pełnomocnictwie zagranicznej spółki przy sprzedaży udziałów w polskiej sp. z o.o.
W praktyce obrotu gospodarczego często można usłyszeć, że pełnomocnictwo udzielone przez zagraniczną spółkę do sprzedaży udziałów w polskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością musi być opatrzone klauzulą apostille. Pogląd ten jest szeroko rozpowszechniony, a powtarzają go klienci, pełnomocnicy, a także liczne publikacje w Internecie. Tymczasem przepisy prawa wskazują odmiennie. Warto więc przyjrzeć się bliżej, czy rzeczywiście każdorazowo wymagane jest apostille na pełnomocnictwie wystawionym za granicą, czy też mamy do czynienia z utrwalonym, lecz błędnym zwyczajem.
Legalizacja a apostille – na czym polega różnica?
Zanim przejdziemy do analizy przepisów, warto przypomnieć, czym właściwie różnią się legalizacja i apostille.
Legalizacja to klasyczna, wieloetapowa procedura urzędowego potwierdzenia autentyczności dokumentu zagranicznego. Wymaga poświadczenia podpisu i pieczęci przez właściwe organy w państwie, w którym dokument został sporządzony, a następnie przez przedstawicielstwo dyplomatyczne lub konsularne państwa, w którym ma on zostać użyty.
Apostille to natomiast uproszczona forma legalizacji, wprowadzona przez Konwencję haską z 5 października 1961 r. Zastępuje ona wielostopniowy proces jednym poświadczeniem – klauzulą apostille – wydawaną przez upoważniony organ w państwie pochodzenia dokumentu.
W praktyce więc apostille potwierdza autentyczność dokumentu w ramach uproszczonej procedury, natomiast legalizacja jest procesem bardziej sformalizowanym, wymaganym w relacjach z państwami, które nie są stronami Konwencji haskiej (Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 5 października 1961 r. (Dz.U. 2005 Nr 112, poz. 938)).
Co stanowią polskie przepisy?
Kluczowe znaczenie ma treść przepisu art. 1138 Kodeksu postępowania cywilnego, który stanowi: „Zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi. Dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła”.
Z przepisu tego wynika zatem generalna zasada: zagraniczne dokumenty urzędowe mają w Polsce taką samą moc dowodową jak dokumenty urzędowe krajowe. Legalizacji wymagają jedynie dwa ich rodzaje:
- dokumenty dotyczące przeniesienia własności nieruchomości położonych w Polsce,
- dokumenty, których autentyczności strona postępowania zaprzeczyła.
W pozostałych przypadkach nie ma obowiązku legalizacji.
Czy pełnomocnictwo z podpisem notarialnym to dokument urzędowy?
Pełnomocnictwo do sprzedaży udziałów w spółce z o.o. udzielone za granicą jest dokumentem, na którym notariusz poświadcza podpis osoby udzielającej pełnomocnictwa. Taki dokument nie jest jednak aktem notarialnym, lecz dokumentem prywatnym – jego urzędowy charakter ma jedynie sama klauzula poświadczeniowa notariusza, potwierdzająca autentyczność podpisu.
Konwencja haska a wymóg apostille
Omawiane zagadnienie reguluje również Konwencja haska znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Konwencja ta obowiązuje w Polsce od 2005 r. i wprowadza zasadę, że legalizację zastępuje klauzula apostille. Jednocześnie jednak art. 3 Konwencji przewiduje, że apostille nie może być wymagana, jeżeli przepisy prawa krajowego, praktyka danego państwa lub umowy międzynarodowe znoszą lub upraszczają obowiązek legalizacji.
W tym właśnie miejscu wkracza art. 1138 k.p.c., który wprost zrównuje moc zagranicznych dokumentów urzędowych z polskimi, bez konieczności legalizacji – poza wskazanymi wyjątkami.
Umowy międzynarodowe – dodatkowe potwierdzenie
Zasada uznawania zagranicznych dokumentów urzędowych bez potrzeby apostille została również utrwalona w licznych umowach międzynarodowych zawartych przez Polskę. Wskazać można m.in.:
- art. 15 umowy z Federacją Rosyjską z 16 września 1996 r.,
- art. 13 umowy z Republiką Turecką z 12 kwietnia 1988 r.,
- art. 15 umowy z Republiką Grecką z 24 października 1979 r.,
- art. 16 umowy z Węgierską Republiką Ludową z 25 lutego 1960 r.
W każdej z tych umów zniesiono wymóg legalizacji dokumentów urzędowych – co dodatkowo wzmacnia zasadę wyrażoną w kodeksie postępowania cywilnego.
Wnioski praktyczne
- Pełnomocnictwo do sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, udzielone przez zagraniczną spółkę, sporządzone zgodnie z lokalnym prawem i opatrzone notarialnym poświadczeniem podpisu, nie wymaga apostille ani legalizacji, o ile nie ma wątpliwości co do autentyczności dokumentu.
- Art. 1138 k.p.c. zapewnia zagranicznym dokumentom urzędowym moc równą dokumentom polskim – bez konieczności stosowania klauzuli apostille.
- Automatyczne żądanie apostille w tego rodzaju przypadkach to częsty, ale nieuzasadniony zwyczaj, który generuje niepotrzebne koszty i wydłuża procedury.
Wymóg apostille dla pełnomocnictw zagranicznych w obrocie udziałami spółek z o.o. to przykład sytuacji, w której ostrożność przeradza się w nadgorliwość. Znajomość rzeczywistych regulacji pozwala uniknąć zbędnych formalności i skupić się na tym, co naprawdę istotne – skutecznym przeprowadzeniu transakcji.
Autor:
Emila Drzazgowska-Bzdok – Senior Associate | Radca Prawny
