Jak skutecznie uregulować umowy zakupowe na przyszły rok?
W świątecznym okresie niemal wszystko kręci się wokół prezentów – ale dla firm produkcyjnych najważniejsze są surowce. To one decydują o jakości końcowego produktu, który trafia do klientów. Surowce dobrej jakości są fundamentem udanej produkcji, ale by uniknąć problemów z ich dostępnością, kosztami czy wadami, niezbędne są precyzyjnie skonstruowane umowy zakupowe.
Sprawdź, jak uregulować kluczowe kwestie w umowach, by zapewnić ciągłość dostaw i jakość, która przekłada się na satysfakcję klientów – tak jak udane prezenty pod choinką.
W umowach zakupowych należy uregulować trzy istotne elementy mające wpływ na proces produkcji.
Brak zobowiązania do zamawiania produktów w określonej ilości czy kwocie
W dzisiejszych czasach prowadzenie biznesu jest nieprzewidywalne i przedsiębiorcy częstą zmuszeni są do podejmowania decyzji w odpowiedzi na panującą na rynku sytuację związaną z aktualnym zapotrzebowaniem na dany produkt. W umowie nie warto zobowiązywać się do zamówień o określonym wolumenie, żeby w przypadku konieczności obniżenia poziomów produkcji nie trzeba było ponosić kosztów dostawy niepotrzebnych w danym okresie towarów oraz kosztów ich magazynowania.
Magazynowanie surowców
Przestrzeń magazynowa często jest ograniczona, wobec czego warto zmniejszyć ryzyko konieczności ponoszenia kosztów magazynowania w dłuższym okresie. W umowie z dostawcą możliwe jest określenie obowiązku zamawiania surowców z odpowiednim wyprzedzeniem, niezbędnym do ich wyprodukowania, ale jednocześnie możliwe jest wskazanie obowiązku dokonania dostawy surowców do firmy produkcyjnej np. na jeden dzień przed wykorzystaniem ich w produkcji. Warto uregulować kwestię samej dostawy w sposób elastyczny, aby móc reagować na zmieniające się stany magazynowe oraz aby uniknąć konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z wynajmem dodatkowych przestrzeni magazynowych.
Weryfikacja jakości surowców
W umowie z dostawcą obowiązkowo trzeba określić sposób, w jaki zamawiający będzie dokonywał sprawdzenia jakości dostarczonych surowców.
Koniecznie trzeba opisać procedurę weryfikacji – możliwe jest sprawdzanie określonej próbki lub partii zamówienia.
W umowie należy także:
- określić parametry, według których będzie oceniana jakość towarów;
- określić sposób postępowania z wadliwą częścią zamówienia;
- zobowiązać bezpośrednio dostawcę do odbioru wadliwego zamówienia lub też przyznać zamawiającemu prawo do utylizacji wadliwego towaru na koszt dostawcy. Sposób postępowania w takim wypadku będzie zależał od rodzaju surowców oraz związanych z nimi kosztów dostawy i magazynowania.
W umowie ramowej na dostawy surowców należy również uwzględnić postanowienia charakterystyczne dla samej umowy ramowej, a więc przede wszystkim:
- sposób składania zamówień;
- wzór zamówienia;
- wynagrodzenie;
- obowiązki ciążące na każdej ze stron.
Przemyślane i dobrze skonstruowane umowy zakupowe pozwalają nie tylko uniknąć ryzyk, ale także dają firmie narzędzia do budowania stabilności i przewagi konkurencyjnej. To one regulują kluczowe procesy, dzięki którym produkcja przebiega płynnie, a gotowe produkty spełniają oczekiwania klientów.
Warto więc poświęcić czas na precyzyjne opracowanie zapisów w umowach, by stworzyć solidny fundament dla rozwoju firmy. Zabezpieczone dostawy i jasno określone zasady współpracy z dostawcami to inwestycja, która zwróci się w postaci sprawnie działającego biznesu i zadowolenia odbiorców – każdego dnia, nie tylko od święta.
W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszą ekspertką:
Katarzyna Górska
Senior Associate I Radca Prawny
