Dwa filary bezpiecznego e-commerce: umowy i compliance
E-commerce rozwija się szybciej niż jakakolwiek inna gałąź handlu. Firmy skalują sprzedaż, korzystają z globalnych dostawców chmury i automatyzują procesy obsługi klienta. Ta dynamika to ogromna szansa – ale też źródło nowych ryzyk. Awaria systemu płatności w kluczowym momencie, wyciek danych klientów, brak transparentności cen – każdy z tych problemów może wywołać kryzys finansowy i reputacyjny.
Jak pokazuje praktyka, firmy, które skutecznie zarządzają ryzykiem w e-commerce, opierają swoje działania na dwóch filarach: dobrze skonstruowanych umowach z dostawcami i sprawnych procedurach compliance. To one w największym stopniu decydują o tym, czy biznes przetrwa sytuacje kryzysowe i utrzyma zaufanie klientów. To również one pozwalają na wykazanie należytej staranności w przypadku incydentów w postaci wycieku danych, ataków DDoS czy phishingu.
Filar 1: Umowy jako narzędzie zarządzania ryzykiem
Umowy w e-commerce to nie tylko formalność – to plan bezpieczeństwa firmy. Częstą praktyką wśród przedsiębiorców jest korzystanie z regulaminów, które są pisane jednostronnie przez dostawcę IT. Efekt jest taki, że gdy dochodzi do awarii lub niedotrzymania terminu wdrożenia, okazuje się, że nie ma pewnych sposobów kompensacyjnych. Oczywiście, w razie problemów przedsiębiorca może próbować dochodzić odszkodowania na podstawie Kodeksu cywilnego, ale w praktyce jest to trudne i czasochłonne – trzeba udowodnić rozmiar szkody i winę dostawcy. Dlatego tak istotne jest, aby już na etapie podpisywania umowy jasno określić zakres odpowiedzialności, parametry SLA i mechanizmy rekompensaty.
Dobra umowa z dostawcą IT powinna jasno określać:
- zakres usług i odpowiedzialności dostawcy, tak aby nie było wątpliwości, kto odpowiada za poszczególne elementy procesu,
- SLA (Service Level Agreement) – poziom dostępności usług, czas reakcji na awarie, sposób pomiaru jakości usług i raportowania,
- limity odpowiedzialności i kary umowne – tak, aby w razie poważnej awarii możliwe było uzyskanie rekompensaty proporcjonalnej do poniesionych strat,
- exit plan – czyli procedurę przejęcia danych i migracji do innego dostawcy, aby uniknąć sytuacji, w której firma jest „uwięziona” u jednego usługodawcy,
Warto także wprowadzić zapisy dotyczące bezpieczeństwa: obowiązek zgłaszania incydentów w określonym czasie, utrzymywania certyfikatów jakości (np. ISO 27001, 27701) czy przeprowadzania audytów bezpieczeństwa. Dzięki temu umowa staje się nie tylko dokumentem prawnym, ale realnym narzędziem zarządzania ryzykiem operacyjnym.
Filar 2: Compliance – codzienna praktyka zgodności
Nawet najlepiej napisana umowa nie wystarczy, jeśli w organizacji nie działają procedury, które zapewniają zgodność z prawem i standardami branżowymi. W e-commerce obszar compliance jest wyjątkowo szeroki – obejmuje ochronę danych osobowych, przejrzystość oferty, bezpieczeństwo systemów IT (nabierające jeszcze większego znaczenia w związku z wymogami przewidzianymi w NIS 2) i relacje z partnerami.
W praktyce może to oznaczać, w zależności od zakresu prowadzonej działalności, konieczność wdrożenia szeregu procedur i polityk wewnętrznych, np.:
W zakresie cyberbezpieczeństwa – zgodnie z dyrektywą NIS 2:
- polityka bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych,
- polityka zarządzania ryzykiem,
- polityka obsługi incydentów,
- polityki zarządzania ciągłością działania i planów reagowania kryzysowego,
- polityka bezpieczeństwa łańcucha dostaw,
- polityki i procedury służące ocenie skuteczności środków zarządzania ryzykiem w cyberbezpieczeństwie,
- polityka kontroli dostępu,
- polityki szkoleniowe i podnoszenia świadomości w zakresie cyberbezpieczeństwa.
W zakresie ochrony danych osobowych – zgodnie z RODO:
- polityka ochrony danych osobowych,
- polityka bezpieczeństwa,
- procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą – m.in. prawa dostępu, sprostowania, usunięcia,
W zakresie odpowiedzialności dostawców usług cyfrowych – zgodnie z Digital Services Act (DSA):
- procedura zgłaszania nielegalnych treści,
- procedura obsługi skarg i wewnętrznego systemu rozpatrywania reklamacji,
- procedura identyfikacji i weryfikacji sprzedawców/usługodawców na platformie,
Compliance nie jest jedynie tarczą chroniącą przed karami finansowymi. To również inwestycja w zaufanie klientów i partnerów biznesowych. Transparentne procesy, szybka reakcja na incydenty i spójna komunikacja sprawiają, że klienci czują się bezpieczniej, a marka zyskuje reputację firmy odpowiedzialnej.
Dwa filary – jedna strategia
Silne umowy i procedury compliance działają najlepiej wtedy, gdy są ze sobą powiązane. Umowy tworzą ramy prawne i biznesowe współpracy, a procedury compliance sprawiają, że te zapisy są wypełniane w praktyce. Dzięki temu firma nie tylko reaguje na kryzysy, ale jest na nie przygotowana – minimalizuje straty finansowe i chroni reputację.
W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami:
Sergiusz Kielian – Partner | Radca prawny
Bartłomiej Ciećwierz– Junior Associate | Aplikant adwokacki
