20.01.2023

Alert: Praca zdalna

16 stycznia 2023 r. przekazano Prezydentowi RP do podpisu ustawę nowelizującą Kodeks pracy, która wprowadza do Kodeksu pracę zdalną. Przepisy o pracy zdalnej mają obowiązywać od 1 marca 2023 r.

---

Praca zdalna

---

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie, pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Strony będą uzgadniać wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

(Art. 6718 Kodeksu pracy)

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Porozumienie albo regulamin będzie określało w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

(Art. 6720 Kodeksu pracy)

Odmowa pracy zdalnej

Pracodawca z zasady będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownikowi – rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
• pracownikowi – rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
• pracownikowi – rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie
  • o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie
  • o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Odmowa uwzględnienia takiego wniosku może nastąpić jedynie wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Odmowę trzeba będzie również uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

(Art. 6719 Kodeksu pracy)

Praca zdalna na żądanie

Każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego.

(Art. 6733 Kodeksu pracy)

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na pracy zdalnej. Ekwiwalent. Ryczałt.

Nowelizacja kodeksu pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracodawca będzie zobowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy;
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu pracodawca będzie musiał brać pod uwagę: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych. Należy tutaj zwrócić uwagę, że ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.

(Art. 6724 – 6725 Kodeksu pracy)

Zastosowanie

Przepisy dotyczące pracy zdalnej będziemy stosować także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

(Art. 6734 Kodeksu pracy)

---

Work-life Balance

---

12 stycznia 2023 r. skierowano do pierwszego czytania na posiedzeniu Sejmu projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, implementujący postanowienia unijnej dyrektywy work-life balance (a dokładnie dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r.).

Kluczowe zmiany dotyczą sześciu obszarów Kodeksu pracy, dla pracowników oznacza to większą elastyczność w zakresie godzin i sposobu wykonywania pracy, a także modyfikacje wynagrodzeń podczas urlopów rodzicielskich.

1. Ochrona pracowników

Ustawa zakłada ochronę pracowników przed jakimkolwiek niekorzystnym traktowaniem przez pracodawcę lub negatywnymi konsekwencjami z powodu skorzystania przez pracownika z przysługujących mu uprawnień.

(Art. 1 pkt 2 projektu ustawy)

Ustanowiony ma zostać zakaz prowadzenia przygotowań do zwolnienia pracowników w okresie ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, a także z powodu wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy aż do dnia zakończenia pracy w ramach elastycznej organizacji czasu pracy.

(Art. 1 pkt 21 projektu ustawy)

2. Urlop opiekuńczy – nowy rodzaj urlopu

Pracownikowi będzie przysługiwać urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Będzie mógł go wykorzystać w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia krewnemu (np. synowi, córce, matce, ojcu, małżonkowi) lub osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlopu, udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

(Art. 1 pkt 20 projektu ustawy)

3. Urlop rodzicielski

Projekt zakłada wydłużenie urlopu rodzicielskiego
o 9 tygodni, tj. z 32 do 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka oraz z 34 do 43 tygodni
– w przypadku porodu mnogiego. Jednakże te dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego nie będzie mogło zostać przeniesione na drugiego rodzica.

(Art. 1 pkt 25 projektu ustawy)

Zmianie ulegnie także wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego
w następujący sposób:

• zasiłek macierzyński za cały okres urlopu rodzicielskiego będzie wynosił 70% podstawy wymiaru zasiłku,
• w przypadku złożenia przez pracownicę wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego w terminie nie później niż 21 dni po porodzie, wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wyniesie 81,5% podstawy wymiaru zasiłku,
• w każdym przypadku pracownikowi za okres nieprzenoszalnej 9-tygodniowej części urlopu rodzicielskiego będzie przysługiwał zasiłek w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

(Art. 11 pkt 4 projektu ustawy)

4. Zwolnienie od pracy

Do Kodeksu pracy zostanie wprowadzone również zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Pracownikowi będzie przysługiwało zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, z powodu działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Za czas zwolnienia pracownik zachowa prawo do 50% wynagrodzenia.

(Art. 1 pkt 19 projektu ustawy)

5. Urlop ojcowski

Kolejną zmianą jest skrócenie urlopu ojcowskiego do 12 miesięcy od dnia narodzin dziecka. Obecnie pracownik może wykorzystać ten urlop w okresie 24 miesięcy od dnia urodzenia dziecka.

(Art. 1 pkt 31 projektu ustawy)

6. Warunki zatrudnienia po powrocie

Pracodawca będzie mieć obowiązek dopuszczenia pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie będzie to możliwe, to na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które by obowiązywały, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.

(Art. 1 pkt 36 projektu ustawy)

7. Elastyczna organizacja pracy

Pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, może złożyć wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Ustawodawca zamierza zrealizować to poprzez umożliwienie pracownikom złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy polegającą na zastosowaniu:

• systemu przerywanego czasu pracy
• systemu skróconego tygodnia pracy
• systemu pracy weekendowej
• ruchomego czasu pracy
• indywidualnego rozkładu czasu pracy
• obniżenia wymiaru czasu pracy.

(Art. 1 pkt 40 projektu ustawy)

---

Kontakt

Zachęcamy Państwa do kontaktu z naszymi ekspertami w przypadku pytań dotyczących nowelizacji Kodeksu pracy.

Grzegorz Gajda, LL.M.
Partner | Radca prawny
grzegorz.gajda@bakertilly.pl 

Kamil Łamiński, LL.M.
Counsel | Radca Prawny
kamil.laminski@bakertilly.pl

Klaudia Ochotna
Junior Associate
klaudia.ochotna@bakertilly.pl

---

Pobierz alert w wersji PDF:

Wersja PL  Wersja EN