26.01.2023

Alert: Homeoffice

Am 16. Januar 2023 wurde dem Präsidenten der Republik Polen eine Gesetzesnovelle zur Änderung des Arbeitsgesetzbuches zur Unterzeichnung vorgelegt, mit dem die Arbeit im Homeoffice in das Arbeitsgesetzbuch aufgenommen wird. Die Regelungen über die Arbeit im Homeoffice sollen ab dem 1. März 2023 gelten.

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Homeoffice

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Nach der gesetzlichen Definition ist die Arbeit im Homeoffice, die ganz oder teilweise an dem vom Arbeitnehmer angegebenen und mit dem Arbeitgeber jeweils vereinbarten Ort, auch von der Wohnadresse des Arbeitnehmers aus, geleistet wird, insbesondere über direkte Fernkommunikationsmittel.

Die Parteien vereinbaren die Arbeit im Homeoffice entweder bei Abschluss des Anstellungsvertrags oder im Laufe des Arbeitsverhältnisses.
(Art. 6718 Arbeitsgesetzbuch)

Grundsätze für das Homeoffice

Mit dem Gesetz wird die Verpflichtung eingeführt, die Grundsätze für die Arbeit im Homeoffice festzulegen, und zwar in:

• einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber
  und der betriebliche(n) Gewerkschaftsorganisation(en),
• einer vom Arbeitgeber festgelegten Ordnung – wenn keine Vereinbarung mit der betrieblichen Gewerkschaftsorganisation erzielt wird und in Fällen, in denen keine solche Organisation beim Arbeitgeber tätig ist (in diesem Fall würde die Ordnung nach Absprache mit den Arbeitnehmervertretern festgelegt).

Wenn beim Arbeitgeber weder eine Vereinbarung noch eine Ordnung über das Homeoffice gilt, kann się auf Antrag des betroffenen Arbeitnehmers angewendet werden.

In der Vereinbarung bzw. der Ordnung sind insbesondere zu bestimmen:

• eine Gruppe bzw. Gruppen von Arbeitnehmern, auf die das Homeoffice Anwendung finden kann;
• Regelungen zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber;
• Regelungen zur Bestimmung eines monetären Ausgleichs bzw. eines Pauschalbetrags;
• die Regeln für die Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, der im Homeoffice arbeitet, einschließlich des Nachweises der Anwesenheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz im Homeoffice;
• Regeln für die Kontrolle der Tätigkeit des Arbeitnehmers, der im Homeoffice arbeitet;
• Regeln für die Kontrolle im Bereich Arbeitsschutz;
• Grundsätze für die Überwachung der Einhaltung der Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz, einschließlich Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten;
• Regeln für die Installation, die Bestandsaufnahme, die Wartung, die Aktualisierung der Software und die Instandhaltung der dem Arbeitnehmer überlassenen Arbeitsmittel, einschließlich der technischen Ausrüstung.
  (Art. 6720 Arbeitsgesetzbuch)

Verweigerung der Arbeit im Homeoffice

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber einem Antrag auf Homeoffice stattgeben bei:

• einer schwangeren Arbeitnehmerin,
• einem Arbeitnehmer/einer Arbeitnehmerin, der/die ein Kind bis zu 4. Lebensjahr erzieht,
• einem Arbeitnehmer/einer Arbeitnehmerin, der/die ein anderes Familienmitglied oder eine andere Person im gemeinsamen Haushalt betreut, die einen Feststellungsbescheid über den Grad der Behinderung oder einen Feststellungsbescheid über den schweren Grad der Behinderung besitzen,
• einer Arbeitnehmerin – dem Elternteil eines Kindes mit einem Nachweis über eine Komplikationen in der Schwangerschaft und bei den geburtshilflichen Misserfolgen,
• einem Arbeitnehmer/einer Arbeitnehmerin – dem Elternteil des Kindes mit einem Feststellungsbescheid über die Behinderung oder einem Feststellungsbescheid über den mäßigen oder schweren Grad der Behinderung, das in den Vorschriften über die berufliche und soziale Rehabilitation und Beschäftigung von Behinderten (auch nach Vollendung des 18. Lebensjahres) bestimmt ist,
• einem Arbeitnehmer/einer Arbeitnehmerin – dem Elternteil des Kindes mit einem Gutachten über den Bedarf an frühkindlicher Förderung, einem Bescheid über den Bedarf an sonderpädagogischer Förderung oder einem Gutachten über den Bedarf an Förderunterricht (auch nachdem das Kind das 18. Lebensjahr vollendet hat).

Ein solcher Antrag kann nur dann abgelehnt werden, wenn es aufgrund der Arbeitsorganisation oder der Art der vom Arbeitnehmer / von der Arbeitnehmerin ausgeübten Tätigkeit nicht möglich ist, die Arbeit aus der Ferne zu verrichten.

Die Ablehnung muss zudem innerhalb von sieben Arbeitstagen nach Beantragung durch den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin in Papierform oder elektronisch begründet werden. (Art. 6719 Arbeitsgesetzbuch)

Homeoffice auf Wunsch

Jeder Arbeitnehmer erhält das Recht auf 24 Tage Homeoffice pro Kalenderjahr.
(Art. 6733 Arbeitsgesetzbuch)

Pflichten des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer im Homeoffice. Ausgleich. Pauschalbetrag.

Die Änderungen des Arbeitsgesetzbuches erlegen dem Arbeitgeber eine Reihe von Verpflichtungen gegenüber einem Arbeitnehmer auf, der eine Arbeit im Homeoffice leistet. Der Arbeitgeber wird verpflichtet sein:

• dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin im Homeoffice Arbeitsmittel und -werkzeuge bereitzustellen;
• die Installation, Wartung und Instandhaltung der Arbeitsmittel, einschließlich der technischen Ausrüstung, die für die Verrichtung der Arbeit im Homeoffice erforderlich sind, bereitzustellen oder die notwendigen Kosten dafür zu übernehmen;
• die Kosten für Strom und Telekommunikationsdienste zu übernehmen;
• andere Kosten zu übernehmen, die mit der Leistung der Arbeit im Homeoffice direkt verbunden sind;
• dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin die für die Arbeit im Homeoffice erforderliche Schulung und technische Unterstützung zu gewährleisten;
• einen monetären Ausgleich für die Nutzung z. B. des privaten Laptops des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin und anderer nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Materialien festzulegen.

Bei der Festlegung der Höhe des Ausgleichs oder des Pauschalbetrags muss der Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen: die Normen für den Verbrauch von Material und Arbeitsgeräten, einschließlich technischer Ausrüstung, die Normen für den Stromverbrauch, die Kosten für Telekommunikationsdienste. Es ist zu beachten, dass der Ausgleich für den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin keine Einkünfte darstellt.
(Art. 6724 – 6725 Arbeitsgesetzbuch)

Anwendung

Die Bestimmungen über das Homeoffice werden auch auf Arbeitsverhältnisse angewendet, die auf einer anderen Grundlage als einem Anstellungsvertrag beruhen.
(Art. 6734 Arbeitsgesetzbuch)

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Work-life Balance

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Am 12. Januar 2023 wurde ein Gesetzentwurf zur Änderung des Arbeitsgesetzbuches und einiger anderer Gesetze zur Umsetzung der EU-Richtlinie über die Vereinbarkeit von Beruf und Familie (genauer gesagt, der Richtlinie 2019/1158 des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union vom 20. Juni 2019) zur ersten Lesung an den Sejm überwiesen.

Die wichtigsten Änderungen betreffen sechs Bereiche des Arbeitsgesetzbuches; für die Arbeitnehmer/-innen bedeutet dies eine größere Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsweise sowie eine Anpassung der Vergütungen während der Elternzeit.

1. Arbeitnehmerschutz

Das Gesetz setzt den Schutz der Arbeitnehmer-/innen vor nachteiliger Behandlung durch den Arbeitgeber oder vor negativen Folgen, die sich aus der Inanspruchnahme der Rechte durch die Arbeitnehmer-/innen ergeben, voraus.
(Art. 1 Ziff. 2 Gesetzesentwurf)

Es soll untersagt werden, die Vorbereitungen von Kündigungen von Arbeitnehmer-/innen während der Schwangerschaft, des Mutterschaftsurlaubs, des Vaterschaftsurlaubs, der Elternzeit und aufgrund eines Antrags auf flexible Arbeitsgestaltung zu treffen, bis zum Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung.
(Art. 1 Ziff. 21 Gesetzesentwurf)

2. Pflegefreistellung – eine neue Art von Urlaub

Die Arbeitnehmer-/innen werden auf eine Pflegefreistellung in Höhe von 5 Tagen im Kalenderjahr Anspruch haben. Sie können es für die persönliche Pflege oder Unterstützung eines Angehörigen (z. B. Sohn, Tochter, Mutter, Vater, Ehepartner) oder einer im gemeinsamen Haushalt lebenden Person verwenden, die aus schwerwiegenden medizinischen Gründen erhebliche Pflege oder Unterstützung benötigt. Die Freistellung erfolgt an Tagen, die nach dem Arbeitszeitplan des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin Arbeitstage sind.
(Art. 1 Ziff. 20 Gesetzesentwurf)

3. Elternzeit

Der Entwurf sieht eine Verlängerung der Elternzeit um 9 Wochen vor, d. h. von 32 auf 41 Wochen bei Einzelgeburt und von 34 auf 43 Wochen bei Mehrlingsgeburt. Diese zusätzlichen 9 Wochen Elternzeit sind jedoch nicht auf den anderen Elternteil übertragbar.
(Art. 1 Ziff. 25 Gesetzesentwurf)

Auch die Höhe des Mutterschaftsgeldes für die Elternzeit wird sich wie folgt ändern:

• Das Mutterschaftsgeld wird für die gesamte Dauer der Elternzeit 70 % der Bemessungsgrundlage des Mutterschaftsgeldes betragen,
• Beantragt die Arbeitnehmerin spätestens 21 Tage nach der Entbindung Elternzeit, beträgt die Höhe des Mutterschaftsgeldes für die Zeit des Mutterschaftsurlaubs und Elternzeit 81,5 % der Bemessungsgrundlage,
• Für die Zeit des nicht übertragbaren, 9-wöchigen Teiles des Mutterschaftsurlaubs hat die Arbeitnehmerin jeweils Anspruch auf das Mutterschaftsgeld von 70% der Bemessungsgrundlage des Mutterschaftsgeldes.
  (Art. 11 Ziff. 4 Gesetzesentwurf)

4. Freistellung von der Arbeit

Ins Arbeitsgesetzbuch wird auch die Freistellung von der Arbeit wegen höherer Gewalt eingeführt. Die Arbeitnehmer-/innen werden aufgrund von höherer Gewalt, in dringenden Familienangelegenheiten, die auf eine Krankheit oder einen Unfall zurückzuführen sind, wenn die sofortige Anwesenheit des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin erforderlich ist, Anspruch auf die Freistellung von der Arbeit von 2 Tagen bzw. 16 Stunden pro Kalenderjahr haben. Für die Zeit der Freistellung behält der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin Anspruch auf 50% der Vergütung.
(Art. 1 Ziff. 19 Gesetzesentwurf)

5. Vaterschaftsurlaub

Eine weitere Änderung ist die Verkürzung des Vaterschaftsurlaubs auf 12 Monate nach dem Geburtstag des Kindes. Zur Zeit kann der Arbeitnehmer diesen Urlaub innerhalb von 24 Monaten nach der Geburt des Kindes in Anspruch nehmen.
(Art. 1 Ziff. 31 Gesetzesentwurf)

6. Beschäftigungsbedingungen nach der Rückkehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer / der Arbeitnehmerin nach Beendigung des Mutterschaftsurlaubs, eines Urlaubs entsprechend den Bedingungen des Mutterschaftsurlaubs, der Elternzeit, des Vaterschaftsurlaubs oder des Erziehungsurlaubs die Möglichkeit zu geben, an ihrem derzeitigen Arbeitsplatz oder, falls dies nicht möglich ist, an einem gleichwertigen Arbeitsplatz wie vor Beginn des Urlaubs zu Bedingungen zu arbeiten, die nicht ungünstiger sind als die, die gelten würden, wenn der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin den Urlaub nicht genommen hätte.
(Art. 1 Ziff. 36 Gesetzesentwurf)

7. Flexible Arbeitsgestaltung

Ein Arbeitnehmer /eine Arbeitnehmerin, der/die ein Kind bis zum Alter von acht Jahren erzieht, kann spätestens 21 Tage vor Beginn der Inanspruchnahme flexibler Arbeitsgestaltung in Papierform oder auf elektronischem Wege einen Antrag auf Anwendung flexibler Arbeitsgestaltung stellen.

Der Gesetzgeber will dies erreichen, indem er den Arbeitnehmern die Möglichkeit einräumt, flexible Arbeitsgestaltung zu beantragen, in deren Rahmen folgende Systeme zur Anwendung kommen:

• Geteilte Arbeitszeit
• Verkürzte Arbeitswoche
• Wochenendarbeit
• Gleitende Arbeitszeit
• Individuelle Arbeitszeiteinteilung
• Reduzierung der Arbeitszeit.

(Art. 1 Ziff. 40 Gesetzesentwurf)

KONTAKT

Bei Fragen zu den Änderungen des Arbeitsgesetzbuches stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.

Grzegorz Gajda, LL.M.
Partner | Attorney-at-law
grzegorz.gajda@bakertilly.pl 

Kamil Łamiński, LL.M.
Counsel | Attorney-at-law
kamil.laminski@bakertilly.pl

Klaudia Ochotna
Junior Associate
klaudia.ochotna@bakertilly.pl

04.01.2023

Familienstiftungen

Am 14. Dezember 2022 verabschiedete der Sejm das Gesetz über Familienstiftungen und trug damit den Postulaten der Familienunternehmen Rechnung, in die polnische Rechtsordnung eine Lösung zur Erleichterung der Rechtsnachfolge einzuführen, die es ermöglichen würde, die geschäftlichen Interessen mit den privaten Interessen der Inhaber in Einklang zu bringen.

Das Gesetz wurde an den Senat weitergeleitet.

Aktuelle Rechtslage

Nach der derzeitigen Rechtslage haben Inhaber von Familienunternehmen nur begrenzte Möglichkeiten, ihr Geschäft zu übertragen. In der Praxis beruht die Nachfolge auf einer Verschenkung oder Vererbung eines Unternehmens an ausgewählte Personen. Somit ist die Nachfolgeplanung tatsächlich auf eine Generation beschränkt. Inhaber von Familienunternehmen haben hingegen keinen Einfluss auf die Zukunft des Unternehmens und das durch das Unternehmen gesammelte Vermögen. Etwas seltener werden Holding-Lösungen in Anspruch genommen, um die Nachfolge zu sichern. Der Bau solch komplexer Strukturen ist jedoch mit erheblichen Kosten verbunden. Des Weiteren ist damit nicht gewährleistet, dass der Charakter des Familienunternehmens vollständig erhalten bleibt.

Warum wurden Familienstiftungen eingeführt?

Die Idee einer Familienstiftung beruht auf der Voraussetzung, dass Geschäft und Familie formal voneinander getrennt sind, da das Familienvermögen in das Eigentum der Familienstiftung übergeht. Sie funktioniert wie ein Treasury der Familie.  Sie soll der Familie finanzielle Mittel gewährleisten und gleichzeitig die Vision des Stifters verwirklichen und seine Unternehmenswerte pflegen. Eine Familienstiftung ist also ein Mittel zum Zweck – die Weiterführung des Unternehmens über Generationen hinweg und die Absicherung der finanziellen Bedürfnisse der Begünstigten.

Der Einsatz einer Familienstiftung ermöglicht es, das Risiko einer erfolglosen Nachfolge zu minimieren und den Fortbestand des Unternehmens zu gewährleisten. Die Übertragung des Vermögens der Familienstiftung soll dazu dienen, es vor der Teilung zu schützen, seine Vermehrung zu ermöglichen und somit von ihm zu profitieren, was zur Bestreitung des Lebensunterhalts der vom Stifter bestimmten Personen verwendet werden kann.

Wie gründet man eine Familienstiftung?

Eine Familienstiftung kann zu Lebzeiten des Stifters (durch eine entsprechende Erklärung in der Gründungsurkunde) oder durch ein Testament (nach dem Tod des Stifters) errichtet werden. Die Stiftung wird zur juristischen Person, wenn sie in das Landesgerichtsregister eingetragen wird. Nach der Gründung einer Familienstiftung erfolgt die Anmeldung beim Landesgerichtsregister durch den Stifter bzw. bei testamentarischer Errichtung einer Familienstiftung – durch den Vorstand. Die Stiftung wird für die von ihrem Stifter festgelegten Begünstigten unentgeltliche Leistungen erbringen können. Die Stiftung kann allerdings nur in begrenztem Umfang wirtschaftliche Tätigkeit ausüben und wird zum so genannten „passiven Investor“.

Der Stifter (Gründer) einer Familienstiftung kann nur eine voll geschäftsfähige natürliche Person sein.

Gründung einer Familienstiftung in fünf Schritten

Der Prozess der Gründung einer Familienstiftung lässt sich in fünf Schritten beschreiben:

1. Abgabe einer Erklärung über die Errichtung einer Familienstiftung durch den Stifter vor einem Notar entweder in der Gründungsurkunde oder im Testament.
2. Ausarbeitung einer Satzung, in der geregelt wird, wie die Familienstiftung funktionieren soll.
3. Übertragung des Vermögens auf den Gründungsfonds.
4. Einrichtung der Organe der Familienstiftung.
5. Eintragung der Familienstiftung ins Landesgerichtsregister.

Aufgabe des Stifters

Eine Familienstiftung kann von mehreren Stiftern gegründet werden, sofern sie zu deren Lebzeiten errichtet wird. Wird eine Familienstiftung durch ein Testament errichtet, kann es nur einen Stifter geben.

Die Rechte und Pflichten des Stifters sind nicht übertragbar. Die Rolle und der Einfluss des Stifters auf die Familienstiftung hängen jedoch von seinen individuellen Entscheidungen und seinem Willen ab. Bei mehr als einem Stifter werden die Rechte und Pflichten der Stifter gemeinsam wahrgenommen. Es ist jedoch möglich, in der Satzung eine andere Art der Ausübung der Rechte und Pflichten festzulegen, z. B. indem sie einem der Stifter oder bestimmten Stiftern übertragen werden.

„Mindestkapital” der Familienstiftung

Der Stifter ist verpflichtet, die Stiftung mit einem Vermögen auszustatten, dessen Wert nicht unter 100.000 PLN liegen sollte (Gründungsfonds). Sinkt der Wert des Vermögens im Laufe der Tätigkeit der Familienstiftung unter diesen Betrag, so sollen die künftig erzielten Gewinne zunächst den Fonds bis zu einer Höhe von 100.000 PLN ergänzen.

Organe der Familienstiftung

Eine Familienstiftung wird, wie andere juristische Personen auch, von einem Vorstand geleitet und kann der internen Aufsicht durch einen Aufsichtsrat unterliegen.

Die vom Stifter benannten Begünstigten bilden eine Versammlung der Begünstigten, die sich in bestimmten Fällen versammeln (z. B. bei der Ergänzung der Zusammensetzung eines bestimmten Organs, der Genehmigung des Jahresabschlusses). Damit wird sichergestellt, dass die Familie über viele Jahre hinweg den notwendigen Einfluss auf die wichtigsten Fragen der Familienstiftung hat.

Wer kann Begünstigter werden?

Die Begünstigten einer Familienstiftung können ausschließlich sein:

1. Natürliche Personen
2. Gemeinnützige Organisationen im Sinne der Bestimmungen über gemeinnützige Tätigkeit und Freiwilligendienst.

Bei Fragen zu den Familienstiftungen stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.

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