Umowy outsourcingowe – jak zabezpieczyć interesy firmy przy delegowaniu kluczowych procesów?
Outsourcing to powszechna praktyka w biznesie – firmy zlecają na zewnątrz zadania, które mogłyby być realizowane wewnętrznie, kierując się różnymi względami: dostępem do specjalistycznej wiedzy, elastycznością czy chęcią optymalizacji kosztów. Jednak przekazanie kluczowych procesów zewnętrznemu dostawcy to także ryzyko – utrata kontroli nad danym obszarem, uzależnienie od kontrahenta czy nieprzewidziane koszty dodatkowe.
Jak dobrze skonstruować umowę outsourcingową, by zminimalizować potencjalne zagrożenia i jednocześnie zadbać o interesy swojej firmy? O tym w poniższym artykule.
Czym są umowy outsourcingowe?
Umowy outsourcingowe są umowami zlecającymi zewnętrznym firmom określone zadania, jakie mogłyby być wykonywane przez pracowników przedsiębiorcy. Ilość takich umów oraz zakres zlecanych usług zależą od wielkości firmy oraz jej potrzeb.
W artykule skupiamy się na umowach zlecających wykonywanie zadań związanych z bieżącą działalnością firmy, a nie na umowach dotyczących świadczenia usług incydentalnych czy też eksperckich. Przykładowo, w małych firmach zatrudniających kilku pracowników właścicielowi nie opłaca się zatrudniać informatyka do bieżącego wsparcia, o wiele korzystniejsze będzie zlecenie takich usług zewnętrznej firmie oraz płacenie wynagrodzenia tylko za czas wykonywania usług. Z kolei dużej firmie, zatrudniającej kilkaset czy kilka tysięcy pracowników, nie będzie się opłacało zlecać usług marketingowych agencji – o wiele korzystniej wyjdzie zatrudnienie własnego zespołu specjalistów.
Na co zwrócić uwagę?
Aby umowa outsourcingowa dobrze zabezpieczała delegowany obszar, powinna określać:
- czas reakcji – inny czas reakcji będzie określony dla usług IT, gdzie zazwyczaj niezbędna jest szybka pomoc, a inny będzie czas reakcji określony dla usług marketingowych, gdzie powodzenie projektu zależy przede wszystkim od trafnego pomysłu; przy kluczowych dla firmy procesach ryzyko niedotrzymania czasów reakcji należy dodatkowo zabezpieczyć karą umowną;
- okres wypowiedzenia – przygotowując umowę, przedsiębiorca powinien się zastanowić, ile będzie potrzebował czasu na ewentualne zastąpienie świadczenia danych usług inną firmą lub zasobami własnych pracowników i na tej podstawie ustalić możliwy okres wypowiedzenia;
- dokładny zakres usług, aby nie było wątpliwości, co obejmuje wynagrodzenie – pozwoli to na uniknięcie sytuacji, w których zewnętrzny dostawca usług będzie wskazywał, że dane czynności nie są objęte umową i należy się za nie dodatkowe wynagrodzenie;
- systemy i programy, za pomocą których będą przekazywane dokumenty, zapewniające bezpieczeństwo i poufność przekazywanych dokumentów oraz informacji.
Dodatkowo, jeżeli delegowanie obszaru wiąże się z przekazywaniem danych osobowych, należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Jakie zagrożenia wiążą się z outsourcingiem usług?
Outsourcing usług to nie tylko same zalety. Wadą takiego rozwiązania jest zmniejszenie możliwości kontroli danego obszaru – o wiele prościej i szybciej jest uzyskać dane informacje od pracowników firmy, niż od zewnętrznego kontrahenta.
Dlatego warto w umowie uregulować również sposób uzyskiwania dostępu do informacji. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie dostępu do programu, oferowanego przez zewnętrznego dostawcę, zawierającego dokumenty oraz informacje o statusie zleconych spraw.
Dobrze skonstruowana umowa outsourcingowa to klucz do bezpiecznej i efektywnej współpracy. Precyzyjne określenie zakresu usług, warunków wypowiedzenia oraz zasad kontroli nad procesami pozwala uniknąć nieprzewidzianych ryzyk i dodatkowych kosztów. Outsourcing może być korzystnym rozwiązaniem, o ile interesy firmy są odpowiednio zabezpieczone już na etapie negocjowania umowy.
W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszą ekspertką:
Katarzyna Górska
Senior Associate I Radca Prawny
