Umowy dystrybucyjne – jak zbudować skuteczny model współpracy z partnerami handlowymi?
Współpraca z dystrybutorem wymaga dobrze dopasowanego modelu działania. Niezwykle istotne jest uregulowanie współpracy w taki sposób, aby obydwie strony były usatysfakcjonowane z realizacji umowy oraz chciały ją kontynuować i rozszerzać. Kluczowe są nie tylko jasne zasady podziału obowiązków, ale także finansowanie działań marketingowych czy sposób reagowania na spadek popytu.
Umowa dystrybucyjna zawierana jest pomiędzy producentem towarów czy usług a kontrahentem, który będzie bezpośrednio sprzedawał produkty czy usługi danej firmy klientom końcowym w sklepach stacjonarnych lub internetowych.
Celem zawarcia takiej umowy jest dotarcie do odbiorcy końcowego – klienta biznesowego czy konsumenta, za pośrednictwem partnera handlowego – dystrybutora. To dystrybutor będzie odpowiedzialny za bezpośrednią sprzedaż produktów klientom końcowym i za organizację całego procesu sprzedaży. Producent będzie zobowiązany do dostawy produktów do dystrybutora.
W treści umowy dystrybucyjnej producent powinien zwrócić uwagę na kilka istotnych dla producenta kwestii, charakterystycznych dla takiego modelu współpracy.
Marketing produktów
Obydwu stronom umowy dystrybucyjnej zależy na jak największej sprzedaży towarów dokonywanej przez dystrybutora, dlatego też w umowach dystrybucyjnych często reguluje się kwestie związane z marketingiem.
W zależności od charakteru dystrybuowanego towaru umowa może:
- zobowiązywać dystrybutora do prowadzenia kampanii reklamowych czy prezentowania towarów na imprezach branżowych;
- określać, która strona jest odpowiedzialna za ponoszenie kosztów działań marketingowych;
- nakładać na producenta obowiązek dostarczenia dystrybutorowi ekspozytorów na towary, wyprodukowanych zgodnie z daną marką.
Często umowy dystrybucyjne nakładają na producenta i dystrybutora obowiązek wspólnego partycypowania w tych kosztach na podstawie osiągniętych przez dystrybutora obrotów w danym roku kalendarzowym.
Procedura rozpatrywania zgłoszeń dotyczących wad i usterek
W umowie należy określić sposób, w jaki ewentualne wady i usterki będą zgłaszane producentowi w trakcie udzielonej rękojmi i gwarancji (w treści można określić, że wystarczające będzie przekazanie dokumentacji fotograficznej).
W przypadku bardziej skomplikowanych towarów np. maszyn czy urządzeń, umowa może przewidywać konieczność dokonania oględzin przez przedstawiciela producenta lub niezależnego eksperta. W takim wypadku umowa powinna określać:
- sposób i zasady ponoszenia kosztów oględzin przez producenta;
- przypadki, w jakich strony mogą powołać niezależnego rzeczoznawcę do wydania opinii oraz zasady zapłaty jego wynagrodzenia.
Umowa powinna również określać sposób postępowania w przypadku wystąpienia braków ilościowych w dostawie – w tym wypadku istotne będzie określenie maksymalnego terminu, w jakim dystrybutor ma prawo zgłaszać braki ilościowe dostawy.
Skutki spadku popytu na towar
Decydując się na długofalową współpracę, producent nie jest w stanie przewidzieć potrzeb rynku i czasu, w jakim towar będzie się dobrze sprzedawał.
Umowa powinna więc określać skutki spadku popytu na dany towar, a możliwych rozwiązań regulujących taką sytuację jest kilka:
- jednym z nich jest nałożenie na producenta obowiązku odbioru dostarczonych wcześniej do dystrybutora towarów, co nie jest korzystne dla producenta z uwagi na konieczność poniesienia dodatkowych kosztów transportu. Z punktu widzenia producenta korzystniejszym rozwiązaniem byłoby odesłanie towaru na koszt dystrybutora;
- innym rozwiązaniem jest możliwość wprowadzenia przez dystrybutora rabatów dla towarów o obniżonym popycie. Jeżeli koszty przechowania i transportu towaru, którego cykl życia na danym rynku się skończył, będą zbyt wysokie, umowa może także umożliwiać dystrybutorowi jego zniszczenie. Niezależnie od wybranego sposobu rozwiązania problemu spadku popytu, umowa powinna określać obowiązki oraz konsekwencje finansowe dla każdej strony w takim przypadku.
Umowa dystrybucyjna jest efektywnym narzędziem pozwalającym producentowi na zwiększenie wolumenu sprzedaży. Warto więc zastanowić się wspólnie z kontrahentem, jakie działania będą niezbędne do zapewnienia sprzedaży i obsługi posprzedażnej, aby zapewnić odpowiedni i satysfakcjonujący obie strony poziom sprzedaży. W treści umowy nie można pominąć innych kwestii, związanych w szczególności z określeniem sposobu składania zamówień czy sposobu dostawy.
W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem:
Katarzyna Górska
Senior Associate I Radca Prawny
